Как перевести бумажные доверенности в электронный вид
Благодаря изменениям в российском законодательстве вместо бумажной доверенности бизнес может использовать электронную. Но для этого компаниям нужно оцифровать некоторые данные и подготовить информационную систему. Как — спросили у эксперта Контур.Доверенности Ивана Быкова.
Иван Быков, эксперт Контур.Доверенности
Какие изменения произошли в законе об электронной подписи
1 сентября 2023 года коммерческие удостоверяющие центры перестали выдавать сертификаты электронной подписи, которые содержат данные юрлица. Новым сотрудникам компании остался только один способ подписывать документы от имени компании — с помощью сертификата физлица и машиночитаемой доверенности.
Что такое машиночитаемая доверенность и чем она отличается от бумажной
Машиночитаемая и бумажная доверенности — равноправные инструменты. Они одинаково подтверждают, что сотрудник может подписывать документы от лица компании. В них есть информация и о доверителе, и о представителе, и о полномочиях, которые он получил. Различаются эти документы только формой. Например, МЧД — это xml-файл, содержание которого может автоматически понять только информационная система или сервис.
Машиночитаемые доверенности уже можно применять в ФНС, СФР, Честном ЗНАКе, ФТС, Федресурсе, ГИИС ДМДК, а также при обмене документами с контрагентами.
Однако некоторые системы пока не успели перейти на новый формат работы, поэтому перед созданием МЧД уточните у площадки или сайта детали работы.
Как перевести бумажные доверенности в электронный вид
До 1 сентября 2024 года у сотрудников для подписи документов от лица компании есть альтернатива — действующие сертификаты с реквизитами юрлица. После этой даты пользоваться ими будет нельзя, и для этого можно будет использовать только сертификат физлица и машиночитаемую доверенность.
К оцифровке данных компании стоит подготовиться заранее. На это может уйти не один месяц:
- Проанализируйте, какие полномочия сотрудников на подписание документов из бумажных доверенностей можно перевести в электронный вид.
- Определите, кто из сотрудников подписывает документы от имени компании и в каких системах они должны работать с электронной подписью.
- Узнайте, по каким условиям работают эти системы и успели ли они перейти на новые правила.
- Оформите на сотрудников сертификаты с реквизитами физлиц и оформите им МЧД.
Как создать МЧД
Оформить машиночитаемую доверенность можно в информационной системе, где планируете обмениваться документами либо в специальном сервисе. Например, МЧД для ЕГАИС, Честного ЗНАКа, Федресурса и контрагентов можно создать в Контур.Доверенности. В сервисе можно ее заполнить, отправить руководителю на подпись, а затем на регистрацию в реестр ФНС. Полномочия сотрудника в МЧД прописать в свободной форме либо взять из единого классификатора полномочий.
Реклама, АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620, 620017 г. Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19а, 16+ erid: 4CQwVszH9pWuoQy6MUU
Фото на обложке: Dean Drobot /
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Материалы по теме
-
Пройти курс «Старт работы на Wildberries»
- 1 Исключение из ЕГРЮЛ — что нужно знать Какие последствия для компании, которую исключили из Госреестра 29 августа 23:32
- 2 Для чего нужен производственный контроль на предприятии И за чем важно следить работодателю на предприятии 29 августа 21:30
- 3 Как оформить опцион на покупку доли в ООО Правила оформления соглашения 29 августа 16:55
- 4 Больше половины специалистов креативных индустрий не заключают договора — исследование При этом важность работы по документам осознают 92% респондентов 29 августа 14:29