Антикризисное пособие: как сейчас действовать собственникам малого бизнеса

Каждая компания переживает кризис по-разному, поэтому применять рекомендации из этой статьи нужно с умом. Опирайтесь на знания о своей компании и контекст и только потом действуйте. Возможно, какие-то рекомендации вам будет лучше проигнорировать. В любом случае, ответственность за решения несете только вы.

В антикризисном пособии много рекомендаций, но вам не внедрять их в одиночку. Определите зоны ответственности вместе с командой и действуйте сообща.

Не паниковать

Бизнес начинается с лидера: он подает пример руководителям и рядовым сотрудникам. Все члены команды смотрят, как он себя проявляет: ходит поникший или спокойный? Растерян или собран и готов действовать?

От настоя лидера зависит и настрой команды, поэтому важно совладать с собой и признать: это всё когда-то закончится. А потом направить энергию в нужное русло.

Энергия лидера в кризис должна быть направлена на то, что можно контролировать и изменить. Не нужно фокусировать внимание команды на тех событиях, на которые ни собственник, ни команда, ни клиенты повлиять не могут.

Помните, что вы несете ответственность за команду, и будьте максимально включенными и сфокусированными на действиях.

Подключить фонды

Фонды — это копилки бизнеса на разные цели. Когда все идет благополучно, компания откладывает туда процент от прибыли.

Но теперь пора разбить эти копилки:

• деньги из фонда развития вложить в маркетинг и поиск новых возможностей;
• активировать резервный фонд в случае падения доходов.

Например, наш резервный фонд позволит нам платить зарплаты 2-4 месяца, если кризис сильно ударит по доходам. Пока ничего не произошло, но если вдруг — точно будет спокойнее.

Из фонда развития мы уже взяли деньги и добавили 20% на усиление маркетинга. Мы так сделали, потому что привлечение одного клиента уже стало обходиться компании доорже.

Фонды — главный урок пандемии. Если после локдауна компания откладывала деньги в фонды, то сейчас переживет кризис легче. Если в бизнесе не сформированы фонды, очень советуем не ждать проблем и завести сейчас.

Погрузиться в операционку

Мы называем такой режим ручным управлением. Даже если раньше все дивизионы бизнеса прекрасно работали без вас, а проверка проводилась раз в пару недель, то теперь ситуация меняется стремительно.

Ручное управление — это ежедневный контакт с руководителями, проверка всех цифр и метрик, постоянные встречи для координации действий.

Помнить три правила для оптимизации расходов

Наверняка есть 10-20% расходов,от которых компания может отказаться. В кризис оделать это нужно рационально.

Можно пользоваться тремя правилами:

1. Сокращение расходов не должно ронять качество.
2. Компания действует как единое целое. Сокращение расходов тянет за собой целую цепочку изменений. Например, сокращение затрат на HR-департамент может вызвать проблемы с производством.
3. Расходы — это инвестиции в доходы и их рост. Если конкретный расход влияет на доход, его нельзя урезать. А если не влияет — можно.

Нужно оценивать каждую строчку расходов и спрашивать себя: расход эффективен? Актуален? Он влияет на компанию глобально? Если сомневаетесь в ответах, советуйтесь с финменеджером или финдиректором.

Легче всего урезать сервисы и подписки. Там часто скрывается что-то, чем компания не пользуется. Плюс некоторые сервисы можно заменить бесплатными аналогами. Один наш клиент — стоматология — пересмотрел список сервисов и подписок, а потом сэкономил на них 500 000 рублей. Просто отписался от ненужного.

Можно попробовать перевести постоянные расходы в переменные. Может не сработать, но как вариант — платить сотрудникам процент от выручки вместо оклада.

Сконцентрироваться на доходах

В кризис важно не допускать убытков, а для этого нужно сфокусироваться на доходах. Доходы будут падать у большинства компаний, но можно попробовать это падение остановить или замедлить. Фокус внимания должен быть направлен на продукты компании и ее клиентов. Вот что можно сделать.

1. Подумать, какой новый продукт может быть востребован прямо сейчас

Иногда ситуация меняется так, что старый продукт перестает быть релевантным. Например, раньше мы предлагали в основном построение информационных систем, транслировали, что работаем над ростом компаний. Но сейчас многим предпринимателям важнее не это, а стабильность — хочется просто удержаться на нынешнем уровне. Мы быстро сориентировались и подготовили антикризисный пакет услуг.

Если хотите понять, какой продукт нужен клиентам, ответьте себе на вопросы:

• о чём клиенты говорят?
• что думают?
• какие сейчас пытаются решить проблемы?
• какой продукт им поможет?
• кто сейчас ваш клиент?

Последний вопрос важен, потому что портрет клиента может измениться. Например, мы обычно работаем с компаниями с выручкой от 3 млн рублей в месяц. Но сейчас мы можем помочь и компаниям с меньшими оборотами, — в этом наша точка роста.

Чтобы понять, что сейчас важно вашим потенциальным клиентам, чаще общайтесь с отделом продаж. Там каждый день общаются с клиентами и знают их запросы, могут подсказать, какой взять оффер или какой у клиентов барьер.

2. Поработать с постоянными клиентами

Держите контакт с постоянными клиентами, узнавайте, как идут их дела, как себя чувствует бизнес, можете ли вы чем-то помочь. Займите проактивную позицию: не ждите, когда клиенты отвалятся, а приходите к ним с вопросами и предложениями.

Помните: кризис закончится, а клиенты останутся — и это намного важнее. Поэтому, если у компании есть резервы, дайте отсрочку или скидку. Только не массово, а по запросу.

Если резервов нет, не пытайтесь помочь клиентам в ущерб своей компании.

Спрогнозировать худший вариант на финмодели

Финмодель — это оцифрованный бизнес. Таблица отображает, как меняется выручка и прибыль при изменении прочих показателей. Вот как выглядит финмодель:

Нужно проиграть худший сценарий:

• найти критичные метрики;
• разобраться, как они изменят прибыль;
• понять, на что можно повлиять.

Финмодель покажет, какой будет прибыль при самом худшем варианте развития событий. Так вы сможете планировать действия, искать возможности и рычаги, на которые можно надавить для улучшения ситуации. Предсказуемость — даже если предсказано плохое — дает ощущение спокойствия.

Еще в финмодели можно пересмотреть стратегию. Если в январе вы планировали масштабирование, расширение штата и покупку основных средств — сейчас это вряд ли актуально. Актуально — остаться на текущих позициях.

Взять деньги под контроль

Деньги в кризис — ключевой ресурс, который нужно держать под контролем. Если не следить за деньгами и не проверять их количество, можно попасть в кассовый разрыв и остаться совсем без денег. Поэтому делаем следующие шаги.

1. Контролируем каждый рубль

В этом поможет платежный календарь. Он показывает, сколько, кому и когда должна компания и наоборот:

После внедрения платежного календаря его нужно отслеживать каждый день: смотреть, кому нужно платить сейчас, а кто может подождать. В кризис не нужно опираться на плановый бюджет. Лучше вдумчиво поработать с платежным календарем и понять: какие платежи можно сдвинуть «на попозже».

2. Собираем дебиторку

В кризис нужно запустить сбор дебиторки, потому что есть вероятность массовых банкротств. Напоминать клиентам о дебиторке нужно аккуратно: не бежать с криками «Верните деньги!», а действовать по ситуации.

План такой:

• напишите список должников, чтобы было видно, кто, сколько и за что должен компании;
• позвоните и узнайте, может ли клиент оплатить сейчас;
• напомните о себе письмом;
• напоминайте регулярно;
• обратитесь в суд, если нет результата.

Пока вы собираете старую дебиторку, нужно не допускать создания новой. Например, перейти на работу по частичной предоплате, отказывать в отсрочках.

3. Договариваемся с поставщиками и партнерами

Договариваться нужно о скидках и отсрочках. Конечно, согласятся не все: ваши контрагенты тоже не хотят рисковать и, может быть, идут по этим же советам из пособия. Но даже если 3 из 10 согласятся, вы выиграете для бизнеса время.

4. Общаемся с банком

Можно попросить у банка отсрочку по выплате тела кредита или каникулы. Если у банка есть такая возможность, конечно.

5. Распродаем неликвид

Деньги у компании лежат не только на счетах. Часть денег заморожена в запасах — сырье и материалах на складах. Кризис — самое время эти деньги разморозить.

Избавляться от неликвида тоже нужно с умом: для начала советуем провести ABC- и XYZ-анализы. Первый показывает, какие товары приносят больше всего прибыли:

XYZ-анализ показывает, какие товары покупают часто и регулярно, а какие — редко и от случая к случаю:

Если объединить результаты анализов, станет понятно, на каких товарах стоит сконцентрироваться, а от каких — отказаться.

От групп товаров CZ, BZ, YC нужно избавиться: продать даже по себестоимости или дешевле. В кризис нормально продавать товары ниже себестоимости, потому что необходимо высвободить деньги. Да, их будет меньше, но они будут. Пока деньги заморожены в неликвиде, они вообще не приносят пользы компании.

От ненужных активов тоже стоит избавиться. Проанализируйте все, что стоит без дела: мебель, технику, оборудование. Если актив не работает на генерацию выручки, его лучше продать.

Продавать в кризис сложно, но возможно, если дать скидку. Так найдутся люди и компании, которые готовы покупать по сниженной цене.

6. Вспоминаем про бартер

Попробуйте платить контрагентам не деньгами, а товарами или услугами, если они согласятся.

7. Внедряем систему фондом и счетов

Фонды помогают компании копить на разные цели. Каждый фонд — это отдельный счет в банке, на который компания переводит заранее определенный процент от прибыли. Главное: если вы определили, какой процент нужно переводить в фонд, этого правила нужно придерживаться.

Система счетов — это защита компании от «импульсивных покупок». Она показывает, сколько денег и на какие цели может потратить компания. Для наглядности:

Колонка справа понятнее: у всех счетов есть назначение, сразу ясно, может ли компания позволить себе ту или иную покупку или деньги уже зарезервированы. В левой колонке такой четкости нет: просто видно, что денег много — значит, можно тратить.

8. Не берем новые обязательства

Поставьте на паузу в 2-3 месяца все договоренности по потенциальным обязательствам. Например, если вы планировали расширение штата, выдачу займов, закуп — отложите эти задачи на некоторое время.

Не набирайте новых обязательств по инерции — потом можете не потянуть. Например, мы хотели привлечь больше партнеров — финансовых директоров, и уже были на низком старте. Сейчас процесс поставим на паузу, потому что пока не понимаем, будет ли спрос на их работу. Неразумно по инерции подключать партнеров и платить им, если клиентов нет.

9. Сокращаем дивиденды

Кризис — не самое удачное время снимать сливки с бизнеса. Лучше провести оптимизацию личных расходов и большую часть прибыли оставлять в компании.

Действовать в условиях изменений

Для предпринимателей изменения — вариант нормы. Быть предпринимателем — значит уметь находить в изменениях возможности и использовать их.

Вот возможности, которые увидели в кризисе мы:

• рынок труда будет больше хороших специалистов по адекватной цене;
• что-то нужное компании можно купить с хорошей скидкой, если есть свободные деньги;
• хороший шанс сбросить с компании груз лишнего и ненужного.

Новые возможности легче находить, общаясь с единомышленниками — другими предпринимателями. Вступайте в бизнес-клубы, сообщества и объединяйте усилия.

Помните: всё когда-то закончится.

Фото на обложке: Shutterstock / Iren Moroz

Иллюстрации предоставлены автором.